Coronavirus - In Amt und Würden
Die ganze Stadt ist ruhiger geworden, vieles steht still. Die ganze Stadt? Nein, denn viele Menschen im Magistrat, den geriatrischen Gesundheitszentren, der Holding, der Beteiligungen sind - oft unsichtbar - im Dienst der Grazerinnen und Grazer Tag für Tag im Einsatz. Damit trotz Coronakrise der „Organismus Graz" weiter rund läuft. Das Wasser sprudelt aus der Leitung, die Heizungen sind warm, Bus und Bim fahren, Kinder werden betreut, Menschen gepflegt, die Müllabfuhr fährt, Rechnungen werden bezahlt, Geschäftsmieten in städtischen Gebäuden ausgesetzt, Eltern beraten, Anträge der Bürgerinnen und Bürger abgearbeitet, und Unzählbares mehr. Auch wenn in vielen Ämtern und Serviceeinrichtungen derzeit kein bzw. kaum ein von Angesicht-zu-Angesicht-Kontakt mit den Bürgerinnen und Bürgern stattfinden kann, so läuft doch vieles weiterhin. Am Telefon, über E-Mails oder auch durch Online-Angebote. Während in einzelnen Beteiligungen der Stadt auch Kurzarbeit angesagt ist, hält ein Gutteil der rund 3.600 Personen, die im Magistrat der Stadt arbeiten, die öffentliche Verwaltung aufrecht. Wo es möglich ist, wird Telearbeit geleistet, andere, die die Grundversorgung aufrecht halten müssen, arbeiten im „Radl" in den Dienststellen oder im Stadtraum und achten mit mitunter sehr kreativen Mitteln darauf, dass sie den schützenden Abstand einhalten. Da gibt's nicht nur nützliche Infos für die fachlichen Anliegen der GrazerInnen sondern es braucht mitunter auch ein offenes Ohr für die Sorgen der BürgerInnen, die sich auch über „eine Ansprach" und so manch freundliches Wort freuen. Freilich sind die Anforderungen unterschiedlich. Während im Gesundheitsamt oder den Geriatrischen Gesundheitszentren mit all seinen Pflegeeinrichtungen die Herausforderungen für die Teams besonders hoch sind, läuft es anderswo deutlich ruhiger ab. Von Däumchendrehen kann aber wohl nirgends die Rede sein. Denn viele, die ihre Arbeit nicht gewohnt machen können, bieten ihre Fähigkeiten in anderen Abteilungen und Referaten an. „Der körperliche Abstand zwischen den MitarbeiterInnen und den BürgerInnen ist nun zwar deutlich größer, beim Helfen, Motivieren und Unterstützen rücken im übertragenen Sinn jedoch alle enger zusammen."Das ist der Tenor aus Ämtern und Dienststellen des Magistrats (siehe Stimmungsberichte weiter unten) aber auch in anderen städtischen Geschäftsstellen. Selbst wenn noch nicht alles reibungslos läuft: „Es kommt derzeit auch viel Lob und Anerkennung". „Die Bürgerinnen und Bürger sind sehr verständnisvoll", „Wir haben nun plötzlich deutlich mehr Fähigkeiten in der Telekommunikation", „Die Teams halten noch besser zusammen", sind Aussagen von AmtsleiterInnen, die immer wieder zu hören sind. Und auch so manche Kuriosität hat die Coronakrise schon hervorgebracht. Etwa im Umweltamt, wo etwa eine Lärmbeschwerde einging, weil „der Nachbar nun in der Wohnung Holz hackt" ...
Alle Öffnungszeiten und Kontaktmöglichkeiten gibt es unter Maßnahmen der StadtDerzeitiger Arbeitsalltag in einzelnen Magistratsabteilungen (nicht vollständig) stellt sich so dar:
Unter der Leitung von Mag. Martin Haidvogl ist hier die Schaltzentrale für den behördlichen Führungsstab, der koordiniert, was jetzt Priorität hat. Von den 25 MitarbeiterInnen sind fünf immer anwesend, wobei viele seit Wochen fast schon rund um die Uhr arbeiten, Samstag und Sonntag inklusive. Schließlich gilt es, intern Personal bereitzustellen, zu recherchieren, Ressourcen zu beschaffen, die Lage ständig zu bewerten und auch völlige neue Arbeitsprozesse einzuleiten. Der Führungsstab unterstützt vor allem für das Gesundheitsamt bei der Personalrekrutierung. Was besonders positiv auffällt: „Man unterstützt sich gegenseitig mehr, die MitarbeiterInnen sind sofort bereit, neue Aufgaben zu übernehmen und zeigen sich sehr flexibel. Die Resonanz auf die meisten Anfragebeantwortungen ist sehr positiv und die BürgerInnen bedanken sich."
www.graz.at/magistratsdirektion
ABI – Abteilung für Bildung und Intergation
Auch vor den Osterferien fiel in den Bereichen der Kinderbetreuung , egal ob Kinderkrippen, Kindergärten und Horten wenig Arbeit an. „Ende März waren insgesamt knapp 40 Kinder in den Einrichtungen", rechnet Amtsleiter DI Günter Fürntratt vor. Priorität haben alle Arten von Krisenarbeiten: Betreuung, Umstellung der Abläufe, Verrechnung werden prioritär abgearbeitet. Strategische und Projektarbeit derzeit zurückgestellt. Telefonische Anfragen werden über die Helplines +43 316 872 74 74 und 74 05 abgewickelt. Und auch andere Abteilungen wie die Geriatrischen Gesundheitszentren oder das Gesundheitsamt werden unterstützt sowie hunderte Schulsurface-Geräte als Telearbeitsgeräte anderen Abteilungen zur Verfügung gestellt.Über ein Phänomen freut sich Fürntratt besonders: „Bei den Eltern ist eine hohe Krisenfestigkeit feststellbar, die zu ,normalen‘ Zeiten nicht so ausgeprägt sind. Auch höhere Teamzusammengehörigkeit und Engagement zählen zu den tollen Begleiterscheinungen."www.graz.at/bildung-integration
„Der Parteienverkehr ist zwar auf das Äußerste eingeschränkt, ganz normal weitergearbeitet wird aber bei Gewerbeverfahren, Meldewesen, Sterbefällen, Kirchenaustritten, Namensänderungen, zum Teil sind die Anträge (stark) zurück gegangen", schildert Abteilungsleiterin Dr. Ingrid Bardeau. Bei der Erstellung von Geburtsurkunden und bei unehelichen Geburten Vaterschaftsanerkenntnissen und gemeinsamer Obsorge für neugeborene Babys gelten nun andere Abläufe, während beim Passwesen - ausgenommen absolute Notfälle, Fischer- und Jagdprüfungen, sowie alle Anträge im Personenstandswesen mit Parteienverkehr praktisch völlig heruntergefahren wurden. Das gilt auch für Eheschließungen, bis auf Nottrauungen oder wenn nur das Brautpaar ohne Zeugen und Gästen heiratet- Die digitalen Angebote des BürgerInnenamtes werden jedenfalls gut angenommen und in allen Bereichen wurden die Telefone so umgeleitet, dass die Erreichbarkeit sehr gut gegeben ist.Die Anfragen nehmen aber eher ab. Im erweiterten Notbetrieb sind täglich zwischen 20 und 25 MitarbeiterInnen im Radldienst anwesend, während die restlichen in Homeoffice arbeiten oder in Rufbereitschaft sind. Zur Stimmung meint Bardeau: „Es ist ein super Zusammenhalt festzustellen! Alle versuchen ihren Beitrag zu leisten, dass diese Situation gemeistert wird. Erfinderisch und sehr kreativ fanden Kolleginnen und Kollegen auch gute Lösungen dafür, dass im Amt Sicherheitsabstände eingehalten werden können. Und auch die Dankbarkeit, dass wir einen guten Arbeitgeber haben, ist groß." Ein Kompliment gibt es auch für die Bürgerinnen und Bürger: „Sie zeigen bislang großes Verständnis."
Der Leiter der Grazer Berufsfeuerwehr, Dr. Klaus Baumgartner: „Normal gearbeitet wird im Branddienst, wenig in den übrigen Bereichen der Abteilung (Feuerpolizei, Nachrichtentechnik, Verwaltung). Prioritär werden alle Einsätze der Berufsfeuerwehr abgehandelt; es werden derzeit keine Feuerbeschauen durchgeführt. Die Amtssachverständigen im Bereich des vorbeugenden Brandschutzes arbeiten im Home-Office, BürgerInnen können digital mit diesen kommunizieren - genutzt wird das aber zu Zeit eher wenig." Bei der Grazer Berufsfeuerwehr gibt es insgesamt 259 Bedienstete, davon 228 im Branddienst; 13 Bedienstete von den übrigen 31 arbeiten im Homeoffice. Die anderen befinden sich in Bereitschaft.
www.feuerwehr.graz.at
Normal läuft es laut Finanzdirektor Mag. Dr. Karl Kamper derzeit bei den Jahresabschlüssen, den Budgetaufbereitungen, dem Schuldendienst und dem Rechnungswesen neu.. Mehr zu tun ist hingegen bei der Koordination mit anderen Abteilungen wegen der Corona-Situation: Cash-Flow-Forcasting, Szenarienanalysen und Finanzierungseventualmaßnahmen. Formalnotwendigkeiten wie Jahresabschlüsse werden so rasch als möglich vorgezogen und mit weniger Detailanalysen der Soll-Ist-Vergleiche 2019 finalisiert. Der Großteil in seiner Abteilung arbeitet im Homeoffice. Was Kamper allerdings auffällt: „Die Notwendigkeit völlig neuer Prioritätenreihung wurde in der Stadt noch nicht überall erkannt."
In der jetzigen Situation hat die Abteilung für Gemeindeabgaben einen deutlich intensiveren KundInnenkontakt, wie dessen Leiter Mag. Gerald Nigl bestätigt: „Viele - insbesondere viele UnternehmerInnen - sind von den Maßnahmen massiv betroffen. Man denke nur an die verordneten Geschäftsschließungen, die dazu geführt haben, dass die Umsätze vieler Betroffener gegen Null tendieren und fragen daher bei uns an, welche Handlungsalternativen es für sie im Hinblick auf aktuelle bzw. in naher Zukunft liegende abgabenrechtliche Zahlungsverpflichtungen gibt." Der Kontakt läuft (telefonisch, via Mail und unter Verwendung unseres Online-Portals.Als Abgabenbehörde ist es hier zwar möglich, auf Antrag vorläufige Erleichterungen zu gewähren. Dies aber selbstverständlich nur im „engen Korsett der rechtlichen Vorgaben", was bedeutet: Die Angaben von Hilfe suchenden AntragstellerInnen werden natürlich in jedem Einzelfall einer Prüfung unterzogen. Es muss schon weitgehend ausgeschlossen werden, dass die jetzige Situation von „TrittbrettfahrerInnen" missbraucht wird, um sich ungerechtfertigter Weise Vorteile zu verschaffen. Der Großteil der Abteilung arbeitet von zuhause aus, wobei es aber noch technische Herausforderungen zu meistern gilt.
Zwei Dinge, die Nigl besonders auffallen: „Zum einen die KundInnen, die für ein helfendes („beruhigendes") Wort sehr dankbar sind und zum anderen die KollegInnen, die bereit sind, in dieser auch für sie sehr herausfordernden Situation die Arbeiten gut zu erledigen.
Dessen Leiter DI Robert Wiener berichtet, dass innerhalb weniger Tage auf einen eingeschränkten Normalbetrieb umgestellt wurde. Alle Bereiche bzw. sämtliche Leistungen können „normal" bearbeitet bzw. angeboten werden.
Weitgehend geschieht das über das Homeoffice mit Ausnahme notwendiger Ortsaugenscheine, etwa im Bereich der Baumschutzverordnung oder im Bereich der Forstaufsicht. „Priorität haben die Behördenverfahren im Baumschutz, die weiterhin zu betreuenden Baustellen sowie die laufende Betreuung von offenen Planungsaufträgen für die grüne Infrastruktur, deren bauliche Umsetzung schon in den Startlöchern steckt", erklärt Wiener. Auch online wird vieles abgewickelt. Wie etwa die Anträge zur Baumschutzverordnung, die jedoch noch nicht zur Gänze digital weiterbearbeitet werden können. „Wir werden gerade die derzeitige Situation dazu nutzen, unser Angebot im Sinne von E-Government weiter zu verbessern, um noch besser auf derartige Situationen durch Telearbeit reagieren zu können. Die telefonische Erreichbarkeit funktioniert ausgezeichnet, sämtliche MitarbeiterInnen sind - wenn auch nicht vor Ort im Dienst - in der Zeit von 08.00 - 16.00 gut erreichbar. Und auch Amtshilfe wird großgeschrieben: „Wir haben sowohl für die Karwoche, wie auch bis dahin bzw. für die Zeit danach ausgewähltes Personal zur Unterstützung anderer „Systemämter" (etwa des Gesundheitsamtes) zur Verfügung gestellt. Die Mitarbeiter sind hoch motiviert und freuen sich auf die Arbeitsunterstützung in dieser schwierigen Phase." Etwa 80-90% der gesamten Belegschaft arbeitet im Homeoffice, wobei ein Großteil über Telearbeitsplätze verfügt. Die Arbeit vor Ort im Amt betrifft lediglich einzelne MitarbeiterInnen, die in einem Dienstrad ihren Dienst wahrnehmen. Gibt es Phänomene zu beobachten, die derzeit auftauchen - sowohl im Umgang mit BürgerInnen als auch im Team?
„Ja schon, viele entdecken neue Möglichkeiten der Telekommunikation, etwa über Videokonferenzen und Fernzugänge zu ihren stationären Arbeitsplätzen", beobachtet Wiener.
Geriatrische Gesundheitszentren (GGZ)
„Die GGZ gehören zur systemkritischen Infrastruktur und sind daher vom Notbetrieb der Stadtverwaltung ausgenommen. Die GGZ leisten eine unverzichtbare Grundversorgung für die besonders verletzliche bzw. gefährdete Bevölkerungsgruppe, nämlich für multimorbide ältere Menschen. Diese bedürfen unseren besonderen Schutz", macht Mag. Dr. Gerd Hartinger, Geschäftsführer der GGZ deutlich. So wurde z. B. eine Erst-Aufnahme-Einheit in der Akutgeriatrie (AG/R) Tagesklinik eingerichtet, wo die PatientInnen zentral aufgenommen werden. Der interne PatientInnentransport erfolgt durch MitarbeiterInnen der MTD-Bereiche. Eine AG/R-Station wurde vorsorglich als Isolierstation für die Aufnahme infektionsverdächtiger PatientInnen vorbereitet, hier werden derzeit zwei Verdachtsfälle betreut.DialysepatientInnen aus den verschiedenen Bereichen der GGZ wurden mittlerweile auf einer AG/R-Station vorsorglich verlegt, da sie durch die häufigen Aufenthalte in den Dialysestationen ein hohes Risiko einer Ansteckung haben. In den Pflegewohnheimen sind Einzelzimmer frei, wo die BewohnerInnen bei Verdacht isoliert werden können. Es wurde ein Krisenstab eingerichtet, der aufgrund der aktuellen Ereignisse, Prognosen und wissenschaftlichen Erkenntnissen täglich Entscheidungen trifft, damit die Gesundheit der Mitarbeitenden und die Versorgungssicherheit der PatientInnen und BewohnerInnen gewährleistet ist. „Unsere volle Aufmerksamkeit und Unterstützung gilt den PatientInnennahen Bereichen in unserer Albert Schweitzer Klinik und unseren Pflegewohnheimen einerseits und der Beschaffung und Zurverfügungstellung von Schutzausrüstung andererseits. Alle Berufsgruppen arbeiten hochprofessionell und teamorientiert Hand in Hand." Auch bei den digitalen Angeboten hat die GGZ einiges zu bieten: Damit BürgerInnen weiterhin von zuhause aus Therapien/Übungen machen können, wurden in den GGZ Therapiefilme gedreht, die auf der GGZ-Homepage abrufbar sind. Diese werden von TherapeutInnen für AG/R PatientInnen begleitet.Tagesklinische Leistungen werden derzeit via Tablets und Telefon-Konferenzen angeboten. In den Pflegewohnheimen erfolgen Televisiten und für BewohnerInnen wird Video-Telefonie mit ihren Angehörigen angeboten. „Zu Beginn der Maßnahmen, die durch die Bundesregierung verordnet wurden, gab es zahlreiche Anfragen unserer MitarbeiterInnen zum Dienstrecht und zur Kinderbetreuung einerseits und von besorgten Angehörigen in Zusammenhang mit dem Besuchsverbot und Entlassungen ihrer Angehörigen andererseits", berichtet Hartinger „Unser Team der Psychologie hat ein Angebot für eine Tele-Sprechstunde für PatientInnen, BewohnerInnen, Tagesgäste sowie Angehörige ins Leben gerufen, diese ist Montag bis Freitag von 8- 12 Uhr unter +43 316 70 60-13 61 erreichbar. Weiters gibt es von MO - FR in der Zeit von 13.00 - 15.00 auch eine Telefonhotline seitens des GGZ Seelsorgeteams." Herausfordernd war zu Beginn, dass das behördlich verordnete Besuchsverbot in allen GGZ-Einrichtungen teilweise zu Unverständnis bei Angehörigen geführt hatte Ausnahmen gibt es nur in palliativen Situationen. Inzwischen werden alle Abstandsregeln und auch das Besuchsverbot sorgfältig eingehalten. www.ggz.graz.at
Wie bereits bei "Mehr Personal im Gesundheitsamt" beschrieben beträgt das Arbeitsaufkommen laut Leiterin Dr. Eva Winter derzeit auf ein Vielfaches der Normalbetriebes. Alle Mitarbeiter aus diesem Bereich und auch aus den meisten anderen Aufgabenbereichen des Gesundheitsamtes sind nur für die Bewältigung der Coronakrise zusammengezogen. Zusätzlich unterstützen uns auch noch MitarbeiterInnen aus verschiedensten anderen Ämtern. (Schulärzte, Schulzahnärzte, Logopädinnen, Vermesser, Stadtrechnungshof, Stadtbibliotheken, Straßenamt, GPS, Ordnungswache ...)Dem Bereich Epidemiologie/Seuchenhygiene sind normalerweise zwei Dienstposten zugeordnet, der jetzige Arbeitsaufwand entspricht mehr als dem Zwanzigfachen, vor allem, da an Wochenenden durchgearbeitet werden muss." Daneben werden auch die Kontrollen der Substitutionsverschreibung, vorzeitiger Mutterschutz, Tierschutzangelegenheiten, Kontrolle der Fleischbeschau und der Tiertransporte, Leichentransporte, Totenbeschau, Lebensmittelaufsicht, Bauernmärkte, Tuberkulosefürsorge abgearbeitet. Etliche MitarbeiterInnen aus anderen Abteilungen helfen nun mit, auch ein eigenes digitales Fallsystem ist im Entstehen zusätzliche Epidemieärzte sind im Einsatz. „Der Einsatzwille und Zusammenhalt ist unglaublich", beschreibt Winter, „wobei der Umgang mit den BürgerInnen derzeit sehr herausfordernd ist und auch an der Substanz zehrt."
Laufende Verfahren in unterschiedlichen Bereichen werden nach Möglichkeit zügig weitergeführt. „Da oftmals eine Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen der Stadt oder des Landes, mit Gerichten, Notariatskanzleien und mit Privatpersonen erfolgt, kommt es zwangsläufig zu Verzögerungen.In jenen Bereichen, die durch die von der Bundesregierung verhängten Einschränkungen betroffen sind, wird gegenwärtig viel intensiver gearbeitet. Etwa durch den im Stadtsenat beschlossenen Verzicht auf Geschäftsraummieten in städtischen Objekten. Auch die Fortführung der archäologischen Grabungen - derzeit im Rahmen des Straßenbauprojektes in Reininghaus - muss sichergestellt werden, um Verzögerungen bei Bauprojekten zu vermeiden. „Gerade unsere Abteilung ist in zahlreichen langfristigen Projekten der Stadt Graz maßgebend involviert. Diese werden laufend im Hintergrund weitergeführt, etwa Grundstückseinlösen für den Ausbau des ÖV-Netzes samt dazugehörender Infrastruktur oder auch die großflächigen Maßnahmen zum Hochwasserschutz in Graz." Warten müssen bzw. eingeschränkt fortgeführt werden Projekte, in denen der unmittelbare Kontakt zu Kunden unumgänglich ist. Wie Verhandlungen, in deren Zusammenhang Grundstückspreise oder rechtliche Rahmenbedingungen vereinbart werden müssen. Dazu zählt auch der Bereich Hochwasserschutz, wo in einem Projektabschnitt Vereinbarungen mit rund 200 EigentümerInnen erzielt werden müssen. Hier beschränken sich die Arbeitstätigkeiten derzeit auf Vorbereitungsmaßnahmen und Begehungen ohne KundInnenkontakt. Aufgrund des Verbots von öffentlichen Veranstaltungen war im Bereich Veranstaltungsmanagement zu Beginn der Maßnahmen hingegen ein deutlicher Anstieg telefonischer - und auch schriftlicher - Kontaktaufnahmen zu verzeichnen. Zahlreiche Veranstaltungen, die verschiebbar sind, bleiben jedenfalls in Evidenz und werden nach Möglichkeit unter den gleichen Voraussetzungen zu einem späteren Termin stattfinden. Deutlich zugenommen haben auch telefonische Anfragen von Grazer UnternehmerInnen im Zusammenhang mit Geschäftsraummieten.
Kinderschutz im umfassenden Sinne steht weiterhin im Fokus unserer Arbeit, erklärt Sprecherin Mag. Vasiliki Argyropoulos vom Amt für Jugend und Familie unter der Leitung von Mag. Ingrid Krammer. Das heißt: „Wir gehen Gefährdungsmeldungen nach und mit unserer Arbeit im Kindesunterhalt, durch Angebote der Offenen Kinder- und Jugendarbeit und durch die täglich erreichbare telefonische Elternberatung - um nur einige Beispiele zu nennen, leisten wir diesen Kinderschutz.Zu Beginn der Coronakrise stand die Umstellung vom Dienst im Amt zu Telefonie, Video und E-Mail. 19 KollegInnen - darunter auch die Ärztinnen - arbeiten kurzerhand im Gesundheitsamt mit.BürgerInnen können übrigens viele Leistungen und Angebote online nutzen: www.graz.at/allesfamilieUnd eigens für die spezielle Situation gibt es auch von Montag bis Sonntag (9 bis 15 Uhr) unter der Telefonnummer +43 316 872-3166 telefonische Familienberatung. Egal, ob Tipps zur Tagesgestaltung, Coaching in schwierigen Situationen, Anregungen für Spiele und Beschäftigung und etliches mehr.Näheres dazu auch unter Coronavirus: telefonische Familienberatung. Was beobachtet wird, ist das Thema Gewalt in der Familie. „Wir arbeiten mit Familien an diesem Thema, aber - auch das ist klar: Wir können als Jugendamt nicht alleine das Thema bearbeiten. Das Wichtigste in einer Situation wie jetzt: Familien ein Ventil zu bieten, ein Ohr für ihre Sorgen und Konflikte zu haben, Gespräche anzubieten. Ein weiteres Thema ist die verstärkte Arbeitslosigkeit bzw. Kurzarbeit, dieses Thema trifft den Bereich Kindesunterhalt,es sind schon die ersten Fragen von Kindesunterhalt leistenden Vätern aufgetaucht, ob sie aufgrund von Arbeitslosigkeit oder angemeldeter Kurzarbeit noch der vollen Zahlungsverpflichtung nachkommen müssen.
Hochbetrieb herrscht in der Abteilung für Kommunikation besonders dort, wo es gilt, möglichst breit die Grazerinnen und Grazer zu informieren und auf dem Laufenden zu halten. Leiter Mag. Max Mazelle, dessen Team bis auf einen Journaldienst die meiste Zeit über Telearbeit leistet: „Die laufend aktualisierten Meldungen auf www.graz.at werden viel gelesen und angenommen. Im Vergleich zum Vorjahreszeitraum wurde auf dem Stadtportal ein Plus von 40 Prozent verzeichnet."
Graz.at ist derzeit eine zentrale, vertrauenswürdige Informationsquelle für Grazerinnen und Grazer mit vielen Schwerpunktangeboten. „Über das News-Kooperationsprogramm der Stadt mit den Online-Plattformen von Kleine Zeitung, Kronen Zeitung, Grazer, Woche, Standard und Soundportal können wir zudem wichtige Nachrichten und Updates der Stadt Graz in Echtzeit auf deren Websites ausspielen. Natürlich werden auch die Social Media Angebote entsprechend abgerufen und bedürfen umso mehr Wartungsaufwand und Fingerspitzengefühl in der Beantwortung! Das bedeutet eine Herausforderung, gibt es doch zahlreichen Anfrage über Postings auf den diversen Kanälen. Auch als hier müssen breitest rechtliche und sachliche Detail Informationen nachgefragt werden, zum Teil auch weit über den eigentlichen Zuständigkeitsbereich der Stadt hinaus", erklärt Mazelle.Damit alle Bürgerinnen und Bürger die nötigen Infos erreichen, werden diese auch via Radiospots, Zeitungsinserate und über Citylights transportiert oder in der aktuellen BIG veröffentlicht, die vorigen Samstag an alle Grazer Haushalte verteilt wurde. Ämterübergreifendes Arbeiten ist man gewohnt, dennoch waren Sonderaufgaben, wie in Kooperation mit der Abteilung für Bildung und Integration, Infos in diversen Sprachen zu Corona, Verhaltensregeln aber auch für Handelsbetriebe schnellstmöglich zu realisieren. Auch die Kampagne www.graz.at/kaufingraz entstand in Zusammenarbeit mit der Wirtschaftsabteilung und dem Citymanagement. Die Erstellung von Marktstand-Info-Tafeln, Spielplatz-Verbot-Hinweise, Kasperl-TV und etliches mehr sind da noch gar nicht dabei. Runtergefahren wurden hingegen die Bereiche Ehrungen und Internationales, wobei KollegInnen auch in anderen Magistratsabteilungen aushelfen. „Wir erhalten derzeit von Bürgerinnen und Bürgern immer wieder lobende Rückmeldungen zu unserem Informations- und Serviceangebot per Mail oder Postings. Deutlich öfter als vor der Krise, das ist eine schöne Motivation. Am Erfreulichsten ist aber, dass ein an Corona erkrankter Mitarbeiter nun wieder gesund gemeldet ist."www.graz.at/kommunikation
Zwar liegt das Grazer Kulturjahr derzeit auf Eis, via E-Mail und Telefon sind MitarbeiterInnen (außer in der Karwoche) auch im Homeoffice gut erreichbar und „arbeiten normal, wenn man von normal überhaupt sprechen kann, schildert Kulturamtsleiter Michael Grossmann: „Wir haben täglich einen enormen Kommunikations- und Beratungsaufwand zu bewältigen, da die Existenz von vielen Künstlerinnen und Künstlern und Kulturschaffenden bedroht oder bereits zerstört ist. Wir arbeiten an Lösungen und beraten intensiv. Auch der Austausch mit den Interessensvertretungen ist uns wichtig. Die Abstimmung mit unserem Kulturstadtrat funktioniert hervorragend. Wir sind per Telefon- und Videokonferenzen miteinander verbunden. Der Bewertungsprozess für Förderungen und Ankäufe in allen Bereichen läuft ganz normal weitern. Bei den Stadtbibliotheken sind alle Angebote mit Kundenkontakten eingestellt, d.h. im gesamten Ausleihbetrieb und wird derzeit nicht gearbeitet; in der Katalogisierung, beim Bestellwesen wird relativ normal gearbeitet; in der Bibliotheksverwaltung wird versucht, Altlasten aufzuarbeiten. Prioritär ist derzeit die Bearbeitung der vielen Neuanmeldungen von NutzerInnen, die den kostenlosen Zugang zur Bibliothek digital in Anspruch nehmen möchten. 90% der Tätigkeit in der Stadtbibliothek steht im Zusammenhang mit NutzerInnen: Ausleihbetrieb, Kinder-, Jugendveranstaltungen, Führungen, Schulklassenbesuche, Sprachcafé, Lesungen, Bibliotheksquizabende, PC-Beratungsstunden, BücherbotInnendienst bei alten Menschen, Vorlesekreise in Seniorenheimen - all das muss derweil warten. Mit eigenen Online-Angeboten am Kulturserver www.kultur.graz.at und dem während der Sperren kostenlosen Downloadmöglichkeiten von 14.500 E-Medien auf www.stadtbibliothek.graz.at gibt es auch attraktive Angebote. Was Grossmann in den letzten Wochen beobachten konnte: „Im Team beobachten wir einen enormen Zusammenhalt, eine Nähe über die Distanz, ein ausgeprägtes Wir-Gefühl und voller Einsatz für die Anliegen der Bürgerinnen und Bürger, innovative Ideen, ein intensiver Austausch über die virtuellen Möglichkeiten und viel Motivation, in dieser schwierigen Zeit für die Anliegen der Bürgerinnen und Bürger da zu sein, zu helfen, wo immer es geht und alles zu tun, um gemeinsam gut durch diese Krise zu kommen. Es gibt enorme Verunsicherung bei den Künstlerinnen und Künstlern, die sich mit ihren Sorgen, Ängsten und Nöten an ihr Kulturamt wenden und uns sehr viel Wertschätzung und Dank entgegenbringen, dass wir so schnell, unbürokratisch und verständnisvoll wie möglich handeln. Die Teameffekte gelten auch für die Stadtbibliotheken, für die Kundinnen und Kunden: Einerseits viel Verständnis für die Bibliothekssperre, andererseits vereinzelt auch viel Unverständnis und Egoismus."
www.graz.at/kulturwww.stadtbibliothek.graz.at
Rund 3.600 Personen arbeiten im Grazer Magistrat und „so stellt die Personalverwaltung sicher, dass die städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihren Dienststellen auch in der aktuellen Krisensituation die für die Bürgerinnen und Bürger notwendigen Leistungen erbringen", erklärt Amtsleiter Mag. Dr. Erich Kalcher. Vieles im Personalamt hat mit internen Strukturen zu tun, aber auch für die BürgerInnen gibt es online-Angebote: Öffentliche Ausschreibungen für Stellen, die dringend besetzt werden müssen, werden weiterhin veröffentlicht; Online-Bewerbungen dafür sind möglich. www.graz.at/ausschreibungenEs gibt zwar keinen persönlichen Parteienverkehr, die Distanzregelungen für die KollegInnen, die an der Dienststelle arbeiten, werden aber eingehalten. Etwa durch eine strenge Unterteilung in Arbeitsgruppen, um einen Totalausfall der Abteilung möglichst zu vermeiden - für den Fall, dass ein/e MitarbeiterIn positiv auf das Coronavirus getestet wird.
Abteilungsvorständin Mag. Verena Ennemoser ortet in der juristischen Organisation erhöhte Mehrarbeit nicht nur durch Organisationsbedarf, es werden auch alle Fragestellungen im Zusammenhang mit der Corona-Krise bearbeitet. Die eigentliche Arbeit wird nach hinten gereiht. Projekte verzögern sich, weil externe Partner auch zusätzliche Aufgaben zu erfüllen haben z. B wird sich das Projekt Förderungsverwaltung verzögern, weil die beauftragte Firma derzeit prioritär die Förderungen für Unternehmen für den Bund bereitstellen musste. Das Rechtsteam der Präsidialabteilung unterstützt derzeit auch viele andere Magistratsabteilungen.Das normale Arbeiten vom Homeoffice aus ist aber möglich, da Zugriff auf alle Programme und Unterlagen gegeben ist. Besprechungen müssen auf Videokonferenz umgestellt werden.
Die Telefonvermittlung, die ebenfalls zur Abteilung zählt und bei der alle Anrufer landen, die +43 316 872-0 gewählt haben, bemerkt nach den ersten Wochen des Ansturms nunmehr einen leichten Rückgang. Dafür werden die Fragen schon etwas skurriler. Sehr oft verweist die Vermittlung auch auf digitale Angebote der Stadt und erklärt bei Bedarf, wie das geht. Beispiel: „Öffnen Sie die Homepage der Stadt Graz.. so, jetzt gehen Sie zu ..., jetzt klicken Sie auf ... Und da unten sehen Sie...."
www.graz.at/praesidialabteilung
Die technischen und organisatorischen Herausforderungen waren groß, damit auch im Homeoffice, das die Hälfte der MitarbeiterInnen nutzen kann, gearbeitet werden, wie Leiterin Mag. Bettina Infeld-Handl erzählt. „Vorrangig arbeiten wir nun laufend Eingangsrechnungen/Auszahlungsanordnungen ab. Aus meiner Sicht ist die fristgerechte Bezahlung von Rechnungen durch die Stadt Graz in der aktuellen wirtschaftlichen Situation besonders wichtig! Wir haben bereits seit Jahren auf elektronische Übermittlung von Rechnungen etc. umgestellt und aufgrund der neuen AGB ist auch die strukturierte e-Rechnung verpflichtend; dies läuft seit Jahren ohne größere Probleme."
Das Sozialamt steht mit all seinen Leistungen den Bürgerinnen und Bürgern der Stadt Graz uneingeschränkt telefonisch und auf elektronischem Weg zur Verfügung, betont Leiterin Dr. Andrea Fink. „Alle Anliegen und Anträge werden entweder von den KollegInnen vor Ort im Büro, über Beratungsdienste oder in Telearbeit/Homeoffice bearbeitet. Durchschnittlich arbeiten im Homeoffice rund 120 MitarbeiterInnen, im Dienst bzw. in Bereitschaft sind inklusive der Küche Graz rund 80 MitarbeiterInnen.
„Bei uns im Sozialamt ist eine sehr hohe Unsicherheit bei den BürgerInnen zu erkennen, vor allem im Bereich der Mindestsicherung (15.000 BezieherInnen), hier besonders hervorgerufen durch die stark gestiegene Arbeitslosigkeit und die damit verbundenen existenziellen Fragen zu den Zahlungen des täglichen Lebens wie Miete etc., und im Bereich der Behindertenhilfe, wo große Ängste zur weiteren Betreuungssituation, aber auch bezüglich der beantragten Geldleistungen bestehen", so Fink weiter, die besonders positiv vermerkt, dass Ihre MitarbeiterInnen nicht nur kooperativ und einsatzbereit sind sondern auch, dass die Solidarität ist gewachsen ist und ein unglaublicher Zusammenhalt besteht.
In der Pflegedrehscheibe gilt es überwiegend auch die Ängste und tatsächlichen Sorgen rund um die Pflege und Betreuung von Betroffenen und Angehörigen zu behandeln.
Die telefonischen Anfragen sind jedenfalls stark gestiegen und um den Überblick zu bewahren und damit keine Anfragen untergehen, wird verstärkt um Bekanntgabe der Anfragen und Änderungen per E-Mail gebeten.
Grundsätzlich sind die BürgerInnen höflich und hilfsbereit und zeigen Verständnis für die vorliegende Situation. Die Küche Graz beliefert auch den behördlichen Führungsstab des Magistratsdirektion und seit Kurzem auch acht Portionen ins Augustinum für ältere Priester.
Mehrere KollegInnen wie die sechs Pflegefachkräfte sowie zwei MitarbeiterInnen aus der Kanzlei sind beim Telefondienst in der Info-Hotline der Stadt Graz tätig. Weiters stehen die Pflegefachkräfte auch über die vom Land Steiermark eingerichtete Pflegehotline insbesondere für die Grazer Fälle, für Auskünfte und Beratung zur Verfügung.
Der Tagesbetrieb im Frauenwohnheim ist aufrecht, er wird durch ein 24-Stunden-Dienstrad von fünf Heimbetreuerinnen gewährleistet. Im Männerwohnheim wird derzeit das Hauptaugenmerk daraufgelegt, die Bewohner, die im Haus anwesend sind, durch diese schwierige Situation zu begleiten.
Im Bereich des Referates für Sozialarbeit & Sozialbetreuung können durch die Weiterleitung der Nebenstellen auf die Diensthandys alle KlientInnen zu ihrer/m zuständigen SozialarbeiterIn Kontakt aufnehmen, bzw. ist eine tägliche telefonische Erreichbarkeit über den Beratungsdienst abgedeckt. Durch die mobile Sozialarbeit erfolgt derzeit zweimal wöchentliches Streetworking für ein Monitoring im öffentlichen Raum, Ressourcenerhebung und Hilfsbedarfabklärung. Dieses Angebot wird sehr häufig, speziell von Personen mit finanziellen Schwierigkeiten, angenommen. Es besteht auch eine Vernetzung zur Hotline +43 316 872-3333, um zum einen den Bedarf der dort nicht gedeckt werden kann (Essenslieferung an zu Isolierende - nicht über Ehrenamtliche) zu organisieren, aber auch als sozialarbeiterisches Angebot für Beratung und Information mit Schwerpunkt Existenzsicherung. Was warten muss: Es gibt keine Möbelspendenannahme und keine Vergabe.
„Aus organisatorischer Sicht waren die ersten beiden Wochen ein Mehraufwand (Personaleinteilung, Aufbau eines Notbetriebs, Organisation der Telearbeit mit technischer Ausstattung und Funktionieren der Videokonferenzen etc.). Hingegen fielen Sitzungstermine und große Projektsitzungen weg oder werden bei Bedarf in Videokonferenzen organisiert. Die Betreuung der Projekte und Abstimmung mir ProjektpartnerInnen erfolgt ebenso im gewohnten Ausmaß - wenn auch via Videokonferenzen oder telefonisch. Tätigkeiten im behördlichen Bereich, z.B. die Erstellung von Gutachten, können sehr gut im Homeoffice erledigt werden. Die Betreuung der Baustellen ist im Arbeitsaufwand nicht geringer geworden, weil der Baustopp nur eine geringe Zeit galt und die Arbeiten so rasch als möglich weitergeführt werden", ist aus der Stadtbaudirektion von DI Bertram Werle zu hören. Die BürgerInnen nutzen nun verstärkt E-Mail oder Telefon, um mit der Abteilung zu kommunizieren. Auch Förderansuchen, Anfragen oder Rechnungslegungen erfolgen völlig digital, wodurch keine Einschränkungen durch die Corona-Krise gegeben sind. Das Referat für BürgerInnenbeteiligung arbeitet derzeit zur Gänze für die Meldesammelstelle. Und einzelne MitarbeiterInnen sind als Unterstützung im Gesundheitsamt tätig. Alle arbeiten tageweise im Homeoffice, wobei immer ungefähr 25-30% der MitarbeiterInnen im Notbetrieb anwesend sind. „Hier wechseln wir uns in Teams ab und achten darauf, dass eine Maximalanzahl an Personen pro Stockwerk nicht überschritten wird." Was auffällt: „Die Nutzung der digitalen Medien hat sich durch die Notwendigkeit mittlerweile etabliert. Die Gesprächsdisziplin hat sich durch die Videokonferenzen durchaus verbessert. Ein Durcheinander- und Dazwischenreden ist in der Videokonferenz sehr störend und konnte dadurch deutlich reduziert werden. Die sozialen Treffpunkte im Büro sind dadurch jedoch nicht zu ersetzen. Diese sind leider weitestgehend durch die räumliche Distanz derzeit nicht möglich", vermisst Werle. www.graz.at/stadtbaudirektion
Die Stadtplanung hält den Betrieb in allen Referaten aufrecht - Gestaltung öffentlicher Raum, Flächenwidmung, Bebauungsplanung, Ortsbildgutachten. „Lediglich die Kommunikationswege sind ungewöhnlich - es gibt keinen persönlichen Kontakt mit BürgerInnen und AuftragnehmerInnen, z.B. keine öffentlichen Informationsveranstaltungen und keinen Parteienverkehr im klassischen Sinn. Das fehlt uns, aber es geht eine Zeitlang! Es wird also weitgehend „normal" gearbeitet", beschreibt Stadtplanungsamtsleiter DI Bernhard Inninger.
„Das bereits bestehende Online-Informationsangebot ist sowieso gut und wir kommunizieren intensiv via Telefon, Email und Videokonferenz." Rund ein Drittel der Belegschaft ist im Amt (abwechselnd), wobei diese Teams keinerlei direkten Kontakt haben; wer an einem Tag nicht anwesend ist, arbeitet von zu Hause aus oder macht örtliche Besichtigungen. Was Inninger besonders freut: „Wir bekommen positive Rückmeldungen von Bürgern - einfach dafür, dass wir den Betrieb aufrechterhalten!"
Dessen Leiter Mag. Hans-Georg Windhaber ist derzeit wohl öfter im behördlichen Führungsstab und im Gesundheitsamt eingesetzt, hat er dort doch die Stabstellenleitung für die Einsatzführung inne. Das heißt aber nicht, dass im Stadtrechnungshof Pause angesagt ist. „Alle zehn MitarbeiterInnen machen Telearbeit, haben ihre heißbegehrten VPN-Verbindungen, die es möglich machen von zu Hause aus ins System zu kommen, an andere Dienststellen vergeben, die diese nun dringender benötigen. Der Rechnungsabschluss wurde ja gerade erst fertig und so stehen derzeit Erhebungsaufgaben und umfassende Recherchen für neue Prüfvorgänge an. Es wird also eher für die Zukunft vorgearbeitet, wobei meine Leute jeden dritten Tag ihre Ergebnisse und Recherchen auch auf Sharepoint hochladen."
Das Straßenamt hat seit einer Woche einen Mindestbetrieb mit drei sich abwechselnden Gruppen, unterstützt durch Telearbeiter. Dadurch kann ein eingeschränkter Alltagsbetrieb recht gut abgedeckt werden und die Arbeitslast wird möglichst gleichmäßig verteilt. Die Gruppen treffen dabei nicht aufeinander, wodurch eine hohe Betriebssicherheit für die Bevölkerung erzielt werden kann.
„Hoch im Kurs stehen derzeit Baustellen auf öffentlichem Gut", erklärt Straßenamtsleiter DI Thomas Fischer: „Durch die Klarstellung der Bundesregierung erwarten wir nun wieder verstärkte Bautätigkeiten auf und neben Straßen, die von unserer Seite als Straßenverwalter und nach der Straßenverkehrsordnung genehmigt und kontrolliert werden müssen.
Ebenso werden Abschleppungen (verkehrsbehindernde Fahrzeuge), die nach wie vor durchgeführt werden, prioritär behandelt. Durch das Soforthilfe-Wirtschaftspaket laufen nun auch die Rückzahlung bereits genehmigter Gastgartenentgelte an und es werden laufend neue Termin für abgesagte Veranstaltungen koordiniert. Weil mündliche Verhandlungen per Gesetz nur in dringenden Fällen durchzuführen sind, sind Verfahren, die eine kommissionelle Überprüfungen/Verhandlung erfordern (Halte- Parkverbote, Ladezonen, ..) bis auf weiteres ausgesetzt.
Auch Vernehmungen in Strafverfahren (Abschleppungen, Parkstrafen, ...) werden derzeit keine durchgeführt, da zudem die Fristen dafür bis 1. Mai 2020 ausgesetzt wurden.
Was auffällt: Derzeit gibt es kaum online-Anträge für Monats- und Jahrespauschalkarten für die grünen die blaue Zonen. „Der Grund wird wohl darin liegen, dass die Gebührenpflicht derzeit nicht überwacht wird," vermutet Fischer.
Vor allem in den Bereichen Baustellen, Gastgärten, Veranstaltungen, Ausnahmegenehmigungen, Fragen zu Grundstückzufahrten und Bauverbote, Abschleppungen und Parkstrafen ist es zu einer erhöhten Telefonkorrespondenz gekommen.
„Dies konnte jedoch durch die Bereitschaft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ihre private technische Infrastruktur zu nutzen (sämtliche Festnetznummern wurden auf Handys - auch private umgeleitet, Nutzung des Privat-PC's für die Korrespondenz via Webmail), trotz eingeschränkter Datenverfügbarkeit bestens bewältigt werden", so Fischer.
Viele AnruferInnen zeigen sich übrigens verwundert, dass sie für das Parken in Ladezonen , Behindertenzonen, Parkverboten, Abschleppzonen nach der StVO -Straßenverkehrsordnung bestraft werden, obwohl doch die Geschäfte geschlossen halten. „Ja, manche vermeinen sogar in die Fußgängerzone einfahren zu dürfen, weil eh nichts los sei", schüttelt Fischer den Kopf. Hier überwacht natürlich die Polizei , unterstützt von einigen Straßenaufsichtsorganen des GPS. Ladezonen werden vermehrt von Zustelldiensten, Behindertenzonen und Parkverbote von den Menschen mit Behinderung benötigt; absolute Halteverbote und Abschleppzonen sind aus Sicherheitsgründen eingerichtet und daher frei zu halten.
Das Grazer Umweltamt kann viele seiner Aufgaben relativ normal via Telearbeit abarbeiten. „Besprechungen (amtsintern, mit der Stadträtin, Klimabeirat, Energie Graz, GEA, etc.) finden fast schon routinemäßig über Videokonferenzen statt", erklärt Umweltsamtsleiter DI Dr. Gerhard Prutsch. Während Anfragen gut beantwortet werden können, finden allerdings Erhebungen vor Ort nicht statt.
Projekttätigkeiten laufen über Homeoffice weitgehend normal, diverse Unterlagen werden überarbeitet und aktualisiert, organisatorische Themen werden aufgearbeitet, wie etwa das EU- Projekt, das gemeinsam mit der Fa. AEE Intec aus Gleisdorf, der Energie Graz und der GEA zum Thema weitere Ökologisierung der Fernwärme an Land gezogen (109.000 Euro Stadt Graz und 117.000 Euro Energie Graz) wurde.
Verstärkt hat das Umweltamt mit Informationen zum Thema Abfallentsorgung zu tun, auch die Luftgüteentwicklung im Zusammenhang mit den Ausgangsbeschränkungen wird genau verfolgt.
Manch/e BürgerIn habe derzeit erhöhten Kommunikationsbedarf, „manchmal landen bei uns auch etwas schräge Erklärungsversuche bzw. Hilfsangebote zur Coronakrise oder kuriose Meldung, wie etwa jene von einem Grazer, der eine Lärmbeschwerde einlegte, weil der Nachbar nun in der Wohnung Holz hackt§´", erzählt Prutsch
Abteilung für Wirtschaft und Tourismus
„Durch die Ausnahmesituation in der Grazer Wirtschaft wurden zwei Servicehotlines eingerichtet. Über 500 Anfragen und täglich einlangende Anfragen per Mail werden von unseren MitarbeiterInnen beantwortet. Wir haben aktuell einen verstärkten Kommunikationsbedarf beinah rund um die Uhr, der mit enormem Rechercheaufwand der für die Wirtschaft zur Verfügung stehenden Unterstützungsangebote verbunden ist. Projektentwicklungen müssen völlig neu gedacht werden und an die Situation der Wirtschaft angepasst werden. Service, Unterstützung, Koordinierung und Kommunikation haben jetzt Vorrang, Projekte werden verschoben und neu aufgesetzt", heißt es aus der Wirtschaftsabteilung von Dr. Andrea Keimel.
Was besonders auffällt: Die Reichweiten der Kommunikationskanäle sind extrem gestiegen. Im Vergleich zu Februar gab es bei den Visits eine Steigerung von 571 % (!). Im Vergleich zum März 2019 hat sich der Traffic sogar verzehnfacht. Auf der Facebook-Seite sind die Reichweiten ebenfalls deutlich gestiegen. Um 70 % gegenüber dem Vormonat bzw. um 77 % gegenüber dem März 2019.
- Coronavirus: Soforthilfe-Wirtschaftspaket der Stadt Graz
- Coronavirus: Hilfspakete des Landes Steiermark
- Coronavirus: 38-Milliarden-Euro Hilfspaket der Bundesregierung
- Coronavirus: Information für Grazer Unternehmen
„Auch wir reagieren auf die aktuelle Situation, stellen eigene Formate digital um und arbeiten an Ideen für kurzfristige und langfristige Unterstützungen. In drei öffentlichen Webcasts gehen wir auf die aktuelle Situation und die damit verbundenen Herausforderungen ein und geben Tipps zur digitalen Vermarktung.
Außergewöhnlich: Wir betreiben wichtige "Seelsorge" für die Grazer Wirtschaft, auch wenn wir oft nicht unmittelbar helfen können. Das wird von UnternehmerInnen auch wertgeschätzt. In unserem Team zeigt sich jedenfalls ein großartiger Zusammenhalt und große Flexibilität in der Zusammenarbeit. Telefon- und Videokonferenzen werden verstärkt genutzt, sind allerdings in Einzelfällen mangels technischer Ausrüstung und Qualifizierung noch nicht mit allen KollegInnen möglich. Das macht die Kommunikation oft herausfordernd und eine Aufgabenübertragung nicht möglich."
„Auf Grund der derzeitigen Krisensituation wurde von mir ein Notdienst im Amtsgebäude eingerichtet. Dieser besteht aus 10 bis 12 MitarbeiterInnen, welche in der Zeit von zumindest 7-15 Uhr den Betrieb im am Schillerplatz aufrechterhalten. Fast alle anderen Mitarbeiter befinden sich im Homeoffice und halten auch von dort den Betrieb zu 100 Prozent am Laufen", berichtet Wohnen-Chef Mag. Gerhard Uhlmann, der betont, dass unter diesen Umständen eigentlich alles perfekt funktioniert." Da bei unserer Arbeit normalerweise der direkte Kundenkontakt im Vordergrund steht, wird dieser nun per Telefon und E-Mail abgewickelt. Bei den Neuzuweisungen haben wir natürlich auf Grund des sehr eingeschränkten Parteienverkehrs sehr wohl einen Rückgang zu verzeichnen. Dafür kann jetzt ein verstärktes Augenmerk auf die Erfassung und Bearbeitung von offenen Anträgen gelegt werden."Die Hausverwaltung arbeitet wie vorher normal weiter. Priorität hat die Anpassung der Geschäftsraummieten an die neuen Vorschreibungen (der Hauptmietzins wird für April - Juni erlassen). Im Wohnungsmanagement gibt es situationsbedingt weniger Wohnungszuweisungen, Wohnungsrücknahmen und Brauchbarmachungen. Dafür können sich die Techniker des Gebäudemanagements vermehrt um die offenen Brauchbarmachungsakten kümmern. Stocken tut es ein wenig im Bereich des Baumanagements, da die Firmen zum Großteil die Baustellen eingestellt haben. Daher konzentrieren sich die Techniker des Baumanagements jetzt um die Fertigstellung von offenen Ausschreibungsunterlagen und Abrechnung von fertiggestellten Bauvorhaben.
Telefonische Anfragen werden von 7 bis 15 bearbeitet, man kann aber auch Online Anträge abschicken. „Für unaufschiebbare Tätigkeiten, welche nur persönlich erledigt werden können, gibt es ausnahmsweise persönliche Vorsprachetermine unter besonderen Sicherheitsvorkehrungen", erklärt Uhlmann.
Auch in den Klubs der im Grazer Gemeinderat vertretenen Parteien schaut der Alltag nun anders aus. Wie, beschreiben deren Chefinnen und Chefs (Anmerkung: die Neos haben keinen Klubstatus)
Daniela Gmeinbauer: „Es werden auch weiterhin Ideen für künftige Gemeinderats-Inititativen gesammelt und formuliert. Allerdings immer unter den Vorzeichen, wie sich diese Initiativen in Krisenzeiten bzw. nach der Krise unter neuen Voraussetzungen umsetzen lassen. Desweiteren laufen die Arbeiten an strategischen Projekten, wie etwa an der im Herbst geplanten Clubklausur, weiter. Wir nutzen die Zeit, um unseren Server von „Karteileichen" (und das sind jede Menge!) zu befreien.Die Aktualisierung von Listen und Dateien ist ebenfalls angesagt.
Prioritär werden Anfragen von Hilfesuchenden behandelt. Zumeist geht es darum, Hilfesuchenden die richtigen Kontaktpersonen bzw. Institutionen zu nennen.
Die vertiefende, aber distanzierte Kommunikation um BürgerInnen die Einhaltung der Beschränkungen zu erläutern, ist eine weitere Aufgabe.
Auch die Medienbeobachtung und die Weiterleitung von Presseinformationen an die GR und die Bezirke wird vom Club gewährleistet.
Es gibt natürlich auch Anfragen aus verschiedensten Bereichen vor allem aber aus der Wirtschaft, da sich mit den zur Verfügung gestellten Hilfsangeboten der Bundesregierung natürlich auch viele „Baustellen" auftun, wo die Hilfsangebote „noch" nicht helfen. Wir unterstützen außerdem die Telefon-Hotline von Stadtrat Kurt Hohensinner vom Start weg bzgl. Einkaufen, Apothekendienst, etc..
Was auffällt: Dass sich nach einer verständlichen Schockstarre viele MitarbeiterInnen und auch BürgerInnen angeboten haben auf irgendeine Art und Weise unterstützen zu wollen, die Hilfsbereitschaft ist groß."ÖVP-Club
Manfred Eber: „ Der KPÖ-Gemeinderatsklub hat vorübergehend auf Home-Office umgestellt. Das birgt aber Probleme in sich. Da nicht jeder einen VPN-Zugang hat, müssen Dokumente hin- und hergemailt werden und es wird mehr telefoniert als sonst. Das kostet Zeit. Ein MA im Klub hat zwei Kleinkinder zu Hause. Daneben Home-Office zu machen, das ist nicht immer ganz einfach. Täglich um 9 Uhr machen die Büro-MA eine Videokonferenz via Skype, um sich abzustimmen. Weniger zu tun war am ersten Tag der Umstellung. Das war wohl eher so ein Schock-Moment. Jetzt ist eher mehr zu tun. Die GemeinderätInnen stimmen sich telefonisch ab, wenn sie Unterlagen aus dem Klub brauchen. So sollen möglichst viele nicht notwendige Kontakte vermieden werden. Weniger zu tun ist nur im Bereich der Terminverwaltung für die GemeinderätInnen, da ja sämtliche Veranstaltungen vorerst abgesagt bzw. auf unbestimmte Zeit verschoben wurden. Die KPÖ unterstützt Menschen, die in Schwierigkeiten sind, auch mit Geldern aus der Klubförderung. Wenn es um lebensnotwendige Dinge geht, bemühen wir uns darum, rasch kleine Beträge zur Unterstützung anzuweisen. Wir haben auch Lebensmittelgutscheine organisiert für Menschen, die nicht einmal wissen, wo sie Geld fürs Essen hernehmen sollen. Darüber hinaus beliefern Stadträtin Elke Kahr und Klubobmann Manfred Eber verschiedene Institutionen, aber auch Privatpersonen täglich mit frischem Gebäck, das wir von einer Bäckerei gespendet bekommen. Warten müssen derzeit Ablage und Dokumentation. Da werden wir wohl erst im Sommer nachkommen. Telefonische Anfragen laufen normal über die bekannten ihre Nebenstellen, da wir die Telefonnummern auf die Privathandys umgeleitet haben.Die Anfragen und Anliegen betreffen praktisch alle Lebenslagen: Menschen, die gerade jetzt übersiedeln (müssen) und neben der Kaution auch noch die Übersiedlung organisieren müssen, versuchen wir ebenso zu unterstützen wie jene ältere Dame, die Heilbehelfe bei einer Firma abholen musste. Finanzielle Soforthilfe ist in vielen Fällen notwendig, etwa weil die Bearbeitung der Familienbeihilfe oft vier bis fünf Monate dauert, weil Menschen mit pre-paid-Zählern keinen Strom haben, weil Arbeitslosigkeit aber auch Kurzarbeit ein Loch in die Haushaltskasse reißen. Bis Ostern kann der Betrieb noch über Home-Office weitergeführt werden. Nach Ostern werden wieder mindestens dauerhaft zwei Personen im Büro anwesend sein. Die nächste Gemeinderatssitzung ist vorzubereiten. Hinzu kommt: Die Arbeitsplätze im Homeoffice sind improvisiert, die privaten Bildschirme entsprechen meist nicht den Standards, die den Augen guttun, der Küchentisch daheim hat nicht die richtige Höhe. Das hat diverse körperliche Beschwerden zur Folge. Die Einhaltung der Social-Distancing-Regeln im KPÖ-Gemeinderatsklub wird zu bewerkstelligen sein, da das Büro in mehrere Räume unterteilt ist.Was auffällt: Es gibt beide Extreme, auf der einen Seite große Hilfsbereitschaft und Solidarität, auf der anderen ist immer wieder auch Anspannung bemerkbar. Es handelt sich um eine Ausnahmesituation. Sie bringt die besten und schlechtesten Seiten der Menschen zum Vorschein. Im Team wird sehr gut zusammengearbeitet. Jeder tut, was er/sie kann. KPÖ-Klub
Armin Sippel: „Die tägliche politische Arbeit des Freiheitlichen Gemeinderatsklubs als auch unserer Mandatare ist der aktuellen Situation untergeordnet. Die Gesundheit steht nun ganz klar im Vordergrund. Unsere Mitarbeiter befinden sich daher im Homeoffice, mit regelmäßigen Videokonferenzen wird die Klubarbeit aber aufrechterhalten. So werden Bürgeranfragen telefonisch oder per E-Mail beantwortet und Anträge für kommende Gemeinderatssitzungen vorbereitet. Es gilt in der momentanen schwierigen Lage Antworten auf kommunalpolitischer Ebene zu finden, um die gesetzten Maßnahmen der Bundesregierung für die Grazer bestmöglich umzusetzen."
Karl Dreisiebner: „Auch die Arbeit der Grünen GemeinderätInnen hat sich deutlich verändert. Ausgesetzt sind vorerst Gemeinderatssitzung und Ausschüsse und damit die notwendigen Vorbereitungsarbeiten. Nach Ostern geht diese Arbeit aber wieder los, da es am 23. April eine Gemeinderatssitzung geben wird.Die Teilnahme an Veranstaltungen, das Treffen mit Initiativen, persönliche Gespräche mit Grazerinnen und Grazer, die Anliegen an uns herantragen und vieles mehr, was unseren Arbeitsalltag sonst prägt und uns in direkten Kontakt mit Menschen bringt, ist derzeit ebenfalls nicht möglich. Aber wir stehen mit vielen Grazerinnen und Grazern per Mail, telefonisch oder über Social Media sowie v.a. mit Initiativen und zivilgesellschaftlichen Gruppen auch mittels Telefon- und Videokonferenzen in Kontakt. Es gibt sehr viel Informationsbedarf zu den Hilfsmaßnahmen wie Härtefallfonds oder Kurzarbeit, aber auch zu Verhaltensregeln wie die Nutzung von Parks und zu Unterstützungsmöglichkeiten für Menschen, die in existenzieller Not sind.Wir sind auch in Kontakt mit Initiativen und Einrichtungen aus dem Sozialbereich, der Wohnungslosenhilfe, mit Frauenprojekten und Gewaltschutzeinrichtungen, mit Verkehrsinitiativen, Wirtschaftstreibenden und mit Kultureinrichtungen, um sie zu unterstützen und zu erfahren, wo es noch mehr an Hilfestellungen und Maßnahmen braucht.Konkrete Anliegen und Verbesserungsideen, aber auch Irritationen und Kritik im Zusammenhang mit den Corona-Maßnahmen bringen wir über die wöchentliche Klubobleutekonferenz mit dem Bürgermeister ein. Und wir leiten diese auch an unsere MandatarInnen im Landtag und im Parlamentsklub weiter. Prioritär ist derzeit alles, was es an Informationen und Unterstützung rund um die Corona-Krise braucht. Rasche und konkrete Infos und Antworten helfen hier doppelt. Alles andere muss mitunter auch mal ein oder zwei Tage warten. Wir informieren auf Facebook regelmäßig zu den Hilfsmaßnahmen, über wichtige Notrufnummern, Unterstützungsangebote von Initiativen, Beratungsstellen und Ehrenamtlichen und vieles mehr. Und unsere Stadträtin Judith Schwentner hält ihre Sprechstunde für alle Grazerinnen und Grazer jeden Dienstag von 15 bis 17 Uhr via Skype ab.Wir arbeiten zum überwiegenden Teil derzeit im Homeoffice. Das gilt auch für uns GemeinderätInnen. Ich selbst bin neben dem Homeoffice jeden Freitag im Rathaus, wenn wir uns zur Klubobleutekonferenz mit dem Bürgermeister treffen."
Michael Ehmann: „An der Arbeit grundsätzlich hat sich wenig verändert - mit der Ausnahme, dass keine persönlichen Treffen/Termine wahrgenommen werden, sondern diese telefonisch, per Video-Telefonie oder Skype stattfinden und dass Teambesprechungen in Form von Video-Konferenzen durchgeführt werden. Unsere Klubmitglieder beteiligen sich zudem selbstverständlich an einer von der SPÖ Graz gestarteten Aktion zur regelmäßigen Versorgung von Risikogruppen, sprich sie führen Besorgungen etc durch. Dabei wurden insgesamt mehr als 1100 Personen, vornehmlich natürlich ältere MitbürgerInnen, kontaktiert, ob und welche Hilfestellungen sie brauchen. Auch die Regionalgeschäftsführung der SPÖ Graz ist eng mit dem Klub vernetzt, da natürlich auch dort laufend Anfragen einlangen. Rechnungswesen und Buchhaltung laufen selbstverständlich ebenfalls wie gewohnt weiter.Persönliche Kontakte mit BürgerInnen vor Ort, wie beispielsweise das Cafe Ehmann, sind ebenso abgesagt wie Sprechstunden im Rathaus, für letztere bieten wir ersatzweise den Telefonkontakt an. Und prioritär arbeiten wir derzeit Fragen in Hinblick auf Corona ab: Wo und wie Menschen Hilfe bekommen können, Hinweise auf Problemstellungen, die wir dann entsprechend weitergeben. Und selbstverständlich sind wir noch mehr als sonst mit KollegInnen aus anderen Städten in Kontakt, um uns über deren Erfahrungen auszutauschen. Aber auch „Normalarbeit" findet statt - so wird aktuell gerade eine Sondernummer unserer 4U, die Zeitung des Gemeinderatsklubs, produziert und mit den beiden unabhängigen Wirtschaftsprüfern die Abrechnung der vorjährigen Klubförderungsmittel finalisiert, damit diese fristgerecht veröffentlicht werden konnte. Telefonisch ist unserer Gemeinderatsklub selbstverständlich durchgehend erreichbar - es sind alle Nebenstellen auf die Handys der MitarbeiterInnen umgeleitet. Und auch die GemeinderätInnen sind telefonisch für jede Bürgerin, für jeden Bürger erreichbar. Was auffällt: „Beschwerden und Eingaben erfolgen jetzt ruhiger, gelassener - nicht mehr in der Heftigkeit der Vergangenheit. Manches erinnert an das Stimmungsbild vergangener Rekordwinter oder Hochwasserzeiten: Der Wunsch nach Zusammenhalt, die Gemeinsamkeit der Sorgen sind spürbar.
Quelle: Stadt Graz