Umrüsten für das digitale Zeitalter im Mittelstand
Während einige mittelständische Unternehmen die Digitalisierung bereits vollständig umgesetzt haben, scheuen sich andere vor diesem Schritt. Dabei ist die Umstellung in einigen Branchen sogar lebensnotwendig, um zukünftig konkurrenzfähig zu bleiben. Ein Umrüsten für das digitale Zeitalter im Mittelstand bringt einige Vorzüge mit sich, auf die der folgende Beitrag genauer eingeht.
Vorteile der Digitalisierung:
- Steigerung der Effizienz
- Automatisierung von Geschäftsprozessen
- Verbesserung der Geschäftsstrategie
- Erweiterte Produktentwicklung
- Verbesserte Kommunikation mit Kunden (agilere Reaktionsfähigkeit)
- Einsparung von Kosten in Geschäftsprozessen
Einfachere Verwaltung von Dokumenten im Büro
Gerade in großen Büroräumen kommen große Mengen an Unterlagen zusammen. Mitarbeiter verlieren schnell den Überblick und sind ständig damit beschäftigt, neuen Platz für Regale sowie Ordner zu schaffen. Im Zuge der Digitalisierung spielt deshalb auch die einfachere Verwaltung von Dokumenten eine wichtige Rolle. Unterlagen werden somit nur noch digital eingepflegt und dort verwaltet.
Eine Software für ein papierloses Büro bietet die Möglichkeit, bereits bestehende Dokumente in Papierform einzuscannen und in das digitale Archiv einzupflegen. Mit nur einem Knopfdruck haben Angestellte die Möglichkeit, das System nach bestimmten Suchbegriffen oder Unterlagen zu durchstöbern und diese direkt zu bearbeiten.
Optimierte Produktionsabläufe
Viele Unternehmen verwenden Maschinen, um ihre Produkte herzustellen. Im digitalen Zeitalter werden diese mit Prozessmanagement und Steuerungssystemen erweitert. Dadurch besteht die Möglichkeit, Produktionsabläufe zu dokumentieren, beziehungsweise eine Analyse durchzuführen. Anhand aller gesammelten Daten besteht nun die Möglichkeit, einzelne Prozesse zu optimieren und Schwachstellen zu erkennen. Eine Software ist mit dem Lagersystem gekoppelt und erkennt, wann Materialien oder Rohstoffe knapp werden. Somit kommt es zu keinen Engpässen bei der Produktion.
Einfachere Kommunikation mit Kunden
Wurde die Kommunikation in einem Unternehmen umgestellt und somit verbessert, hat dies eine agilere Reaktionsfähigkeit zur Folge. Neue oder bestehende Kunden lassen sich in eine Software einpflegen und dort verwalten. Somit gehen keinerlei Informationen verloren, Anfragen können schneller beantwortet werden.
Bessere Zusammenarbeit von Mitarbeitern
Dieser Punkt bezieht sich unter anderem auf die interne Kommunikation. Denn bei mittelständischen Unternehmen ist es oftmals der Fall, dass mehrere Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten. Hier lassen sich Prozesse vereinfachen, indem Informationen schneller zur Verfügung stehen. Dazu wird ein Projekt in einer cloudbasierten Software geführt, auf die alle beteiligten Personen Zugriff erhalten. Nimmt ein Kollege Veränderungen vor, sind diese sofort nachvollziehbar. Mittels Kommentaren oder einen integrierten Chat lassen sich kurz und bündig weitere Informationen austauschen. Somit entfällt der Kontakt via Telefon oder E-Mail, was zusätzlich Zeit einspart.
Marketing und Kundenbindung
Bei der Digitalisierung von einem Unternehmen lassen sich auch die Kommunikationskanäle erweitern sowie verbessern. Dies steigert automatisch die Reichweite und somit Kundengewinnung. Eine eigene Website sowie soziale Kanäle sind dabei unabdingbar, genauso wie Einträge in Branchenverzeichnisse.
Stellen Kunden auf dem eigenen Webportal oder einer Social Media Seite eine Anfrage, lassen sich Anfragen sogar automatisch versenden. Dafür sorgt ein sogenannter Messenger-Bot, der einzelne Schlagwörter erkennt und folglich thematisch passende Antworten verschickt. Die Folge ist eine hohe Kundenzufriedenheit und immer wiederkehrende Interessenten zum Angebot, bis hin zu einem Kauf von Produkten.
Mittel wie Suchmaschinenoptimierung und das Schalten von Werbung bieten darüber hinaus die Möglichkeit, die eigene Internetseite besser zu listen und somit noch mehr Kunden zu generieren.