Turbo für Kärntens Verwaltung
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LH Kaiser: Die Einführung eines neuen elektronischen Aktes bedeutet noch mehr Bürgerservice und wird Verwaltungsabläufe noch schneller, sicherer und effizienter machen - Langfristige Kostenersparnis: 890.000 Euro - Ausschreibung für neues System Anfang 2019
Die Digitalisierung ist längst ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltung. Auch das Land Kärnten setzt auf die digitalen Vorteile und will die Möglichkeiten der elektronischen Aktenführung optimal nutzen. In der Regierungssitzung kommende Woche wird laut Landeshauptmann Peter Kaiser die Einführung eines zukunftsweisenden Systems für die Umsetzung des Elektronischen Aktes (ELAK) beschlossen.
"Wir werden den elektronischen Akt Schritt für Schritt umsetzen und am Ende damit einen regelrechten Turbo für und in der Verwaltung zünden. Damit können Akte und Anträge innerhalb kürzester Zeit bearbeitet und erledigt werden", betont Kaiser. Damit einher wird auch eine Änderung vieler Büroabläufe gehen, und Auswirkungen auf die tägliche Arbeit von 2200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern haben, was schon allein anhand der Zahlen deutlich wird: Aktuell befinden sich rund 20 Millionen Dokumente im System, jedes Jahr kommen ca. 750.000 neue Akten und 2,7 Millionen Dokumente dazu, wobei ein großer Teil davon automatisiert erzeugt wird. Beim bisher verwendeten System DOMEA konnten Akte nur analog unterschrieben und auch Genehmigungen und Freigaben nur analog erteilt werden. "Das führte oft dazu, dass Akte zwar elektronisch erzeugt, aber dann analog weitergeführt wurden", erklärt Kaiser das größte Problem des bisherigen Systems. Zudem wurde DOMEA nicht mehr weiterentwickelt und müsste mit 2022 gänzlich eingestellt werden.
Mit der Umstellung sollte der gesamte manipulative Aufwand der Papieraktenarbeit in den Dienststellen entfallen. Darüber hinaus sind alle Arbeitsschritte und Genehmigungen künftig dokumentiert und können jederzeit geprüft werden. Ein Verlieren von Akten ist ausgeschlossen und die Vertraulichkeit von Akten (Datenschutz) wird erhöht. Prozesselemente wie Genehmigen, Signieren und Amtssignieren werden dann rein elektronisch umgesetzt - von Führungskräften auch ortsunabhängig über mobile Geräte (Hany, iPad, Laptop). In Summe wird nicht nur Arbeitszeit sondern werden auch Kosten gespart - erwartet werden Einsparungen von 890.000 Euro jährlich. Außerdem soll auch das Onlineangebot für die Bürgerinnen und Bürger noch weiter verbessert werden.
Mit der Analyse und der Vorbereitung für die Ausschreibung soll bereits im ersten Quartal 2019 begonnen werden. Nach dem Pilotbetrieb im Jahr 2020 könnte das Projekt bis 2023 in der gesamten Verwaltung umgesetzt sein. Der Gesamtbedarf für die Umsetzung beträgt rund 2,8 Millionen Euro.
Quelle: Land Kärnten